5 trucchi per migliorare la produttività che funzionano

Ottimizzare il tempo rende le giornate più lunghe e soddisfacenti

Ci sono strategie e tecniche di gestione del tempo, ampiamente utilizzate soprattutto dai managers e liberi professionisti, che aiutano a svolgere le attività quotidiane in maniera più proficua e che integrano, rendendola ancora più efficace, la nostra pianificazione del quotidiano.

In questo post ti faccio una veloce panoramica delle migliori e in settimana le approfondiremo tutte nella pagina Facebook.

1. Asseconda il tuo bioritmo

orologio smontato su sfondo rosa

Nel 2017 tre scienziati hanno ricevuto il premio Nobel per aver scoperto qual è il meccanismo molecolare che regola il ritmo circadiano.

Ciò significa in altre parole che è stato scoperto che in relazione al ritmo biologico, non tutti gli esseri umani hanno le stesse identiche caratteristiche date ad esempio dall’alternanza luce e buio, ma che siamo diversi geneticamente.

Uno psicologo, tale dottor Michael Breus, ha scritto un libro in merito (Il potere del quando) che ci suddivide, cronotipicamente parlando, in delfini, orsi, leoni e lupi.

Qualcuno di noi rende di più al mattino presto, altri la sera tardi e via dicendo. A mio avviso vale la pena approfondire a quale cronotipo apparteniamo per organizzare le nostre attività più importanti negli orari in cui rendiamo di più; intestardirci a seguire la massa e voler per forza fare tutto al mattino presto, se non ci svegliamo davvero prima di mezzogiorno, non è senz’altro una buona idea.

2. Mangia la rana (solo metaforicamente)

rana appesa ad un ramo

Consiglia Brian Tracy, che ha preso il concetto da una frase di Mark Twain, di applicare una regola che, tradotta dall’inglese, suona più o meno: mangia una rana viva come prima cosa al mattino e non potrà succederti nulla di peggio nella giornata, quindi che la prima cosa da fare al mattino è quella per noi meno desiderabile, la più complessa e/o fastidiosa da portare a termine.

Grazie eh! Penserai tu. La morale che si cela dietro questa orribile immagine è che se affronti subito la peggiore tra tutte le cose che devi fare, quella che nemmeno ti viene voglia di pensarci, tutto il resto della giornata scorrerà meglio.

Quindi che tu inizi a svolgere le tue attività quotidiane alle sette o alle undici devi partire dalla più brutta, da quella che meno vorresti, ovvero dalla rana.

3. Eisenhower e il definire le priorità per vincere

Un altro efficace tecnica di gestione del tempo è la matrice di Eisenhower. Quest’uomo, avendo poco tempo data l’importanza e la mole del lavoro che aveva da svolgere, seguiva uno schema preciso per stabilire cosa fare e quando farlo.

infografica che spiega la matrice di eisenhower, tecnica di gestione del tempo

Partendo da una lista di attività da svolgere definiva le priorità sulla base dello schema che ti ho riproposto tradotto e spiegato qui sopra.

Che tu scelga di utilizzare questo schema o qualsiasi altro, l’importante è capire che non tutto è urgente e/o importante e definire e agire in base alle priorità.

Per avere più tempo per fare le cose che vuoi e devi fare, è fondamentale imparare a delegare ad altri quelle che sono perdite di tempo inutili (ad esempio le file in posta per pagare le bollette, fai la domiciliazione bancaria) e evitare di perdere tempo in attività che non sono né importanti né utili per te, magari per il solo fatto di non essere stata/o capace di dire di no ha una richiesta che ti è stata fatta.

4. Eliminare il multitasking e concentrarsi su un compito alla volta

ragazza con palloncino di chewing gum in bocca

Dicono diverse ricerche fatte che il multitasking, ovvero svolgere più attività contemporaneamente, ci fa perdere dal 20 al 40% del tempo!

Invece di fare cinque cose in una volta e farle tutte male, concentrati su un compito alla volta e portalo a termine prima di iniziarne un altro.

Molti hanno la mente che viaggia velocissima e tende a rispondere a tutti gli stimoli esterni che riceve.

Quando devi fare una cosa importante, silenzia il telefono e tieniti vicino un blocco e una penna per poter prendere nota di eventuali pensieri o altre cose da fare. Farai altro solo dopo aver terminato il tuo compito importante e vedrai che lo finirai prima di quanto immaginavi.

5. Tecnica del pomodoro (o della tua verdura preferita)

piatto giallo con un pomodoro sopra - la tecnica del pomodoro è una tecnica di gestione del tempo

Infine parliamo di un altro metodo conosciutissimo, e utilizzato anche dagli studenti universitari, per concentrarsi e riuscire a portare a termine più attività e meglio: la tecnica del pomodoro.

In estrema sintesi consiste nel procurarsi un timer e dedicarsi all’attività prestabilita per 25 minuti. Quando scatta il timer vanno fatti, tassativamente, 5 minuti di pausa. Questo ciclo di tempi va ripetuto quattro volte, arrivando a 100 minuti di azione concentrata nelle attività prestabilite. Al termine del 100 minuto farai una pausa più lunga, di 15 minuti.

Chiaramente nei 25 minuti di azione sono bandite tutte le distrazioni, dovrai rimanere completamente concentrata/o. Solo nelle pause puoi controllare il telefono, andare in bagno, bere un caffè etc.

Questo metodo è particolarmente indicato per i “procrastinatori seriali”, che avendo dei tempi di azione prestabiliti si sentiranno meno liberi di saltare da una cosa all’altra per evitare di fare ciò che devono o che si sono prefissi e, nello stesso tempo, meno appesantiti dal timore della mole di lavoro da svolgere.

Spero di averti fatto scoprire qualcosa di nuovo o averti dato spunti da approfondire. Se ti è piaciuto questo articolo non dimenticarti di condividerlo, grazie!

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