Organizzare gli spazi in azienda per aumentare la produttività e il benessere

Il nostro Paese ha bisogno di innovazione a tutti livelli senza trascurare il più importante di tutti, la gestione delle risorse umane come tali e la cura del benessere organizzativo dell’azienda, cioè “la capacità di un’organizzazione di promuovere e mantenere il più alto grado di benessere fisico, psicologico e sociale dei lavoratori in ogni tipo di occupazione” (Avallone e Bonaretti, Benessere Organizzativo, 2003).

Nella mia storia professionale ho potuto constatare quante poche aziende tengano conto, concretamente e non soltanto a parole, l’importanza di applicare alla lettera ciò che la legge in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro prevede all’articolo 15 – misure generali di tutela – sezione I del capo III del decreto attuativo 81/2008, per ciò che è considerato necessario per prevenire lo stress lavoro-correlato e che è, tra le altre tante importantissime cose, riferito anche semplicemente a:

  • il rispetto dei principi ergonomici nell’organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro, nella scelta delle attrezzature e nella definizione dei metodi di lavoro e produzione, in particolare al fine di ridurre gli effetti sulla salute del lavoro monotono e di quello ripetitivo.

Come organizzare un ufficio perfetto?

Diversi sono i fattori che lo rendono tale. Importante il fatto che sia facilmente raggiungibile con i mezzi di trasporto o che ci sia sufficiente disponibilità di parcheggio nei dintorni; molto gradevole inoltre se inserito in un quartiere o contesto non desolante, in modo che l’uscire per la pausa pranzo possa essere motivo di vero recupero per lo staff e non lasci un senso al contrario tristezza.

Fondamentale però il giusto livello di illuminazione e aerazione degli ambienti, un ottimo livello di pulizia e un clima temperato, lavorare a 16°C o 38C° non può che inficiare le prestazioni mentali del personale. Altrettanto basilare è avere a disposizione tecnologia di ultima generazione che riduca l’affaticamento degli occhi (schermi pc), favorisca la perfetta esecuzione dell’attività da svolgere (hardware e software performanti), mouse studiati per prevenire la sindrome del tunnel carpale e sedie adeguate a prevenire le patologie della schiena per posture scorrette.

Il plus che fa la differenza?

Secondo numerosi esperti lavorare in un open space (almeno con tutti i colleghi dello stesso reparto) e avere però a disposizione delle piccole stanze dove ritirarsi per avere privacy o portare a termine un lavoro quando si fatica a concentrarsi. Sale riunioni per fare il punto e condividere le informazioni tra tutti gli uffici coinvolti in un progetto e uno spazio “macchina del caffè” dotato di poltrone e tutti i comfort per riuscire davvero a staccare quando si ha bisogno di una pausa.

A mio avviso dovrebbe anche esserci un ingresso piacevole, con quadri allegri e non eccessivamente freddo o formale, che non induca a fuggire ancor prima di entrare. Infine dovrebbe proprio esserci del verde, magari costituito da quelle piante che sappiamo essere in grado di ridurre l’inquinamento volatile prodotto da vari agenti chimici presenti negli uffici e abitazioni, come ad esempio forlmaldeide e benzene, assorbendolo.

Se poi l’azienda in questione disponesse di un giardino, potrebbe contribuire addirittura ad aumentare il benessere dell’aria dell’intero quartiere, beneficiando di sgravi fiscali se acquistasse piante mangia smog fra quelle presenti in questo articolo di Coldiretti, rendendosi così anche attrattiva verso possibili nuovi collaboratori, potendo vantare una mentalità orientata all’eco-sostenibilità, ovvero al futuro.

I dipendenti felici lavorano di più e meglio

Per il futuro la speranza è anche che venga preso molto più seriamente da ogni datore di lavoro, anche e oso dire soprattutto quello con meno di dieci dipendenti, il tasso di influenza di un buon clima aziendale e dell’ambiente di lavoro per la produttività. Dalle indagini fatte a scopo di studio da diverse università italiane emerge infatti un grande livello di insoddisfazione generale, sia da parte del management che degli impiegati, rispetto a clima e collaborazione in azienda con il risultato di assenteismo e riduzione dei margini sui fatturati.

Spesso si cade, sempre a livello di management, anche nel voler essere una “Grande Famiglia” forse perché siamo italiani sentimentali; basterebbe invece più realisticamente affidarsi ad appositi consulenti per creare un ambiente di lavoro gradevole e lavorare sulla formazione individuale del personale ma anche e soprattutto sulle soft skill e sulle relazioni interpersonali, con coaching mirato, per favorire uno scambio fluido delle informazioni tra capo e sottoposti e condividere obiettivi e risultati come una squadra.

I rapporti famigliari sono complessi e nessuno desidera un capo Pater Familia o Padre Padrone, tutti desideriamo un capo (che potrebbe anche essere una donna?), che abbia chiara vision e mission dell’azienda, i processi che vanno svolti per arrivare ai risultati economici e che sappia trasmetterli a ciascun membro del suo team rendendolo partecipe del senso del suo contributo e condividendo con tutti gioie e dolori, così che conoscendo il valore di quello che fa possa essere davvero motivato nel perseguirlo.

I dipendenti felici lavorano di più e meglio

Utopia? Può essere, cambierebbe però completamente la prospettiva di entrambe le parti e le renderebbe, entrambe, entusiaste di ciò che fanno perché ne conoscono il senso.

Quale contributo di valore può dare un’impiegata a cui viene detto che viene pagata solo per fare “X” e se si assenta dal lavoro un paio di giorni trova al ritorno un cumulo di pratiche da sbrigare? Con quale diversa attitudine affronterebbe lo stesso identico incarico questa stessa impiegata se fosse inserita in un contesto di persone che collaborano amichevolmente per raggiungere un unico obiettivo, coscienti che devono sempre dare il massimo e aiutare chi nella squadra rimane indietro e per questo, quando si deve assentare dal lavoro torna piena di energia per portarne avanti altro, sapendo che i colleghi nel frattempo hanno remato anche per lei?

Cosa succede infine a un capo in quest’ultimo caso? Sa che non sono solo i dipendenti X e Y a trainare l’azienda e che quindi se X e Y mancano il sistema vacilla e i risultati non arrivano bensì di avere tutta una squadra che collabora a prescindere. Il punto è che tutto ciò resta utopia se non ne viene percepito il valore e se non investe per arrivare a quest’obiettivo.

Accade infatti troppo spesso che i neo assunti vengano inseriti in una squadra senza nemmeno essere presentati a tutti gli altri membri del gruppo e non venga fatto nulla per farli integrare; ancora più spesso capita che siano evidenti attriti tra colleghi o tra responsabili e sottoposti e non si intervenga investendo in counselling per sanare queste situazioni, portando grave danno economico all’azienda.

Scrivania: la postazione che racchiude un mondo in pochi centimetri

La scrivania per un impiegato è il suo mondo per parecchie ore al giorno, perciò è importante che sia ben organizzata quanto e più di alcuni luoghi della sua abitazione.

L’accessibilità di tutto ciò che gli occorre per operare in alcuni ruoli è fondamentale, per evitare perdite di tempo che diventano disagi per la clientela. Bene quindi avere una scrivania il più possibile sgombra e ordinata, meglio però se ciò che occorre resta anche in questo caso a veloce portata di mano e, ad esempio in un front office, la modulistica per la clientela dev’esserlo sempre.

Importante anche, soprattutto in un luogo di lavoro con postazioni tutte uguali, avere almeno un oggetto personale che a livello psicologico segni il territorio e ci dia il simbolico segnale di essere un individuo dotato di personalità e sistema di valori personali, prima che il membro di una squadra di lavoro. Può anche essere un oggetto utile ma distintivo, come potrebbe esserlo discretamente un tappetino mouse o un portapenne particolare.

Utilizzare divisori organizer è la chiave per aver a portata di mano veloce e sempre in ordine sia gli oggetti che i documenti necessari al lavoro. Vedremo in seguito, in un apposito articolo, come si organizza bene una scrivania e le sue adiacenze. Se vuoi un parere tecnico su come puoi organizzare meglio i tuoi spazi di lavoro o semplificare i processi sappi che ho un servizio di consulenza dedicato di cui trovi dettagli qui sotto.

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