Archivio ordinato: perché è importante averlo?

Chiudiamo il ciclo di post sull’organizzazione del tuo archivio e conservazione della documentazione di casa facendo alcune riflessioni, per dare lo stimolo e la grinta per agire a chi ancora nei post precedenti non l’avesse trovata, e per chi non avesse trovato pace nelle soluzioni proposte.

Abbiamo visto quali sono i documenti da conservare nell’archivio di casa e per quanto tempo si è obbligati a renderli disponibili se richiesti dal fisco.

L’obbligatoria scadenza legislativa è secondo me la valida motivazione per organizzarli in base a un criterio semplice da ricordare e veloce da eseguire, che ti ho proposto in questo articolo.

 

Quello che ho proposto è davvero il miglior metodo possibile?

La premessa all’origine di questi miei ragionamenti sul riordino è che non esiste un metodo valido in assoluto, esiste solo il metodo personale di organizzazione che ciascuno di noi è bene si impegni a trovare per semplificarsi la vita quotidiana.

La mia esperienza può esserti stata utile, senz’altro non è l’unico modo possibile di sistemare la propria documentazione e avere un archivio ordinato.

 

Due parole sugli ostacoli al successo: mancanza di motivazione e procrastinazione

In altre parole cerchiamo di rispondere alla prima domanda che una mente, lasciata troppo libera di divagare dalle regole imposte, potrebbe porre.

 

Perché dovrei sistemare i miei documenti?

Ho già detto e ripeterò altre volte, quasi fosse un mantra: la vita non si può controllare. La vita succede al di là di qualsiasi piano, anche il migliore possibile.

Perché quindi sforzarsi di avere un archivio personale ordinato? Non possiamo lasciare che se ne occupi la mamma, il papà, il marito, la moglie etc.?

Possiamo lasciar accadere tutto senza opporci, è un’opzione valida e rispettabile; secondo me è meglio di no per una serie di ragioni. Partiamo parlando di quelle su cui solitamente sono d’accordo tutti: tempo e denaro.

 

Tempo

Una di queste è, senz’altro, che lo scorrere delle vicende della quotidianità ci distoglie dall’avere attenzione allo sperpero che spesso facciamo del nostro tempo. Purtroppo non basta frequentare un’ora di mindfulness alla settimana per evitare che ciò che accada, la guardia va tenuta alta sempre.

Il tempo che ci vuole a sistemare e avere in ordine e sotto controllo le scadenze di passaporto, licenze, assicurazione e via dicendo, è decisamente inferiore rispetto a quello che serve a procurarsi ciò che occorre nel caos (e fuori tempo massimo).

Anche gli amanti del brivido e dell’adrenalina converranno che per movimentarsi la monotonia della routine, è molto meglio, ad esempio, partire all’improvviso, che non dover ribaltare casa per non pagare due volte una multa.

 

Soldi

Potresti essere benestante e non preoccuparti delle conseguenze economiche del caos tra i documenti personali; potresti in questo caso addirittura avere una colf o una segretaria che se ne occupa al posto tuo e non sentire il peso di pagare le multe due volte che tanto chissenefrega.

Tuttavia anche tu sai che non esiste possibilità di pagare per riprendersi il tempo sprecato, lo sappiamo tutti.

Questo può causare ansia o addirittura angoscia, emozioni negative che non vogliamo provare e che pertanto combattiamo cercando di non portare l’attenzione su queste questioni, lasciandoci sommergere dai milioni di stimoli che riceviamo giornalmente come fossimo automi.

Se invece ricco/a non sei di queste conseguenze economiche devi purtroppo tenere necessariamente conto. Se perdiamo documenti come il passaporto ad esempio, come minimo va previsto l’attuale costo di 116€ tra bolli e bollettini, poi quello delle foto e il tempo perso per andare in questura.

Fino a qui si è parlato di ciò che tutti noi abbiamo a mente e su cui, per i motivi sopra sviscerati, molto spesso tendiamo a soprassedere; ora parliamo invece di quello che secondo me può motivare anche il più impenitente tra i ribelli alle regole ad avere un archivio dei documenti ordinato.

 

Lungimiranza

Dato che è una parola poco utilizzata, ripassiamo l’esatto significato riportando la definizione del vocabolario:
Attitudine a individuare i possibili sviluppi di una situazione, confortata da una notevole capacità di prevenirne o sfruttarne le conseguenze.”

Anche le persone benestanti e realizzate sono comunque soggette ad affrontare le difficoltà e le situazioni che la vita prima o poi pone di fronte a tutti.

Senza essere menagrami basta un istante di sano realismo per aver chiaro che, anche se fino ad oggi è andato sempre tutto bene, sarà necessario ad un certo punto affrontare improvvisi avvenimenti indesiderati. Non mi addentro in questa triste lista delle difficoltà che toccano a tutti perché anche i più superficiali sanno a cosa alludo.

Questa è l’ardua parte del gioco della vita che annulla le differenze e livella tutti i giocatori; l’essersi organizzati semplificando al massimo il proprio quotidiano non protegge nessuno, d’accordo, ma alleggerisce parecchio chi si occupa per tempo di farlo.

A mio modesto avviso, l’equilibrio sta nel saper trovare il giusto mezzo tra far finta che dimenticarsi di pagare la bolletta sia un comportamento divertente e naif, e il considerare questa possibile dimenticanza come una questione di vita o di morte.

Ecco perché sistemare il tuo archivio oggi e tenerlo ordinato, significa non dover perdere tempo in file interminabili in posta, questura, etc. etc. quando hai ben altro a cui pensare e di cui occuparti o quando una spesa imprevista può fare la differenza nel tuo budget.

Dal punto di vista psicologico è anche una botta positiva all’autostima che di certo non fa male; il fatto di essere in grado di gestirsi serenamente qualsiasi incombenza burocratica è parte dell’essere degli adulti maturi e equilibrati.

Bene, ora facciamo finta io ti abbia convinto/a e tu voglia procedere ma il metodo proposto proprio non ti è piaciuto. In questo caso prosegui la lettura e provo ad aiutarti a trovare il tuo.

 

Come trovare il proprio metodo

Ti ho suggerito il metodo che ho trovato e sperimentato io e che per me funziona in questo articolo. Come già precisato non è detto che questo sia il metodo migliore in assoluto, tu potresti aver bisogno di altro e trovarne uno completamente diverso e più efficace per te.

 

Come procedere?

 

Informati

Scopri quali sono i documenti che vanno per forza conservati e con quale scadenza. Come già detto se vuoi trovi queste informazioni anche in questo blog. Rifletti su come li hai suddivisi fino ad oggi: va bene? Trovi sempre subito ciò che cerchi? Come puoi migliorare il tuo archivio?

Se già trovi subito ciò che cerchi ti basta soltanto buttare ciò che è scaduto e ottimizzare lo spazio. Decidi quando farlo, rispetta questa scadenza e stabilisci da subito un premio che ti concederai una volta terminata questa operazione. Per te l’articolo può finire qui 🙂

 

Analizza e pianifica

Se non ti sei mai occupato/a prima di questa incombenza avrai certamente documenti sparsi in tutta la casa (o in un solo posto ma senza criterio). Solo tu puoi stimare quanto tempo può volerci ad affrontare questo lavoro e portarlo a termine.

Scriviti un piano che preveda dei passaggi; ad esempio il primo gradino può essere stabilire quando andare a comprare i raccoglitori o il materiale di cancelleria che eventualmente può servirti. A proposito, ti serve? Hai controllato se hai già tutto in casa o se devi acquistare qualcosa?

Il piano è il tuo, decidi tu. Ricordati soltanto che per funzionare deve essere molto dettagliato, come l’esempio che ti ho fatto sopra e prevedere una data di scadenza per ciascuna azione che va compiuta per completare il piano finale.

Non dimenticarti di stabilire quale premio ti concederai alla fine se sarai riuscito/a a rispettare la scadenza! Nel caso tu abbia una spiccata tendenza alla procrastinazione magari prevedi anche dei premi intermedi più piccoli per tenere sempre alta la motivazione.

 

Agisci e verifica

Ora che hai pianificato tutto secondo le tue esigenze procedi secondo il tuo piano. Supponiamo che tu abbia una grossa quantità di carte da organizzare e poco tempo disponibile al giorno, per cui hai stabilito di finire in un mese.

Al termine di ogni settimana dai un’occhiata al tuo piano e cerca di capire se sei in linea con quanto avevi stabilito o meno. Se sei molto indietro forse avevi sottostimato il tempo necessario peccando di ottimismo. Cosa fai in questo caso, rinunci? Assolutamente no! Semplicemente riprendi in mano il tuo programma e lo aggiusti secondo i dati che hai rilevato finora. Ti servono due mesi anziché uno? Ok, regolati di conseguenza controllando al termine di ogni settimana.

 

Concludi e festeggia

Hai visto come è stato Facile Riordinare? 🙂

Scherzi a parte, concediti un premio. Completando quest’impresa hai messo un mattone importante nell’ottimizzazione del tuo tempo e nella costruzione della tua autostima. Nessuno ti ha regalato nulla, ne sei stato/a capace tu, renditi merito!

Mi farebbe davvero piacere se tu volessi farmi partecipe delle tue riflessioni su questo articolo; se hai provato e hai avuto successo raccontami come hai fatto nei commenti o sulla pagina Facebook, voglio festeggiare con te!

 

Cristallo di Rocca

archivio e documenti

Tutte le volte che cerchi una ricevuta o un documento perdi almeno un quarto d’ora?

Hai la casa o l’ufficio invaso di scartoffie non ben identificate?

Il tuo archivio cartaceo occupa troppo spazio perché ci sono anche documenti inutili o da buttare?

Condividi:

Condividi su facebook
Facebook
Condividi su pinterest
Pinterest
Condividi su twitter
Twitter
Condividi su whatsapp
WhatsApp
Condividi su email
Email

Post che potrebbero piacerti

10 cose utili da fare in casa

10 cose utili da fare in casa a Gennaio

Per semplificare, organizzare e godersi la vita Terminate le festività natalizie capita spesso di sentirsi gonfi di cibo e bagordi e sopraffatti dall’enorme quantità di