Assistente Virtuale: chi è e cosa fa la VA, Virtual Assistant

Chi è l'assistente virtuale?

L’assistente virtuale è, innanzitutto, un/una libero/a professionista che offre i suoi servizi online

In Italia, pur trattandosi di una figura professionale nata negli anni ’90 del secolo scorso, negli USA, con il nome di VA – Virtual Assistant, non è ancora conosciuta da tutti e non ha ancora un riconoscimento giuridico come figura professionale (albo di riferimento). 

Nel nostro Paese infatti vengono chiamate Virtual Assistant anche Siri di Apple, Alexa di Amazon, Bixby di Samsung, Cortana di Microsoft e Google Assistant di Google per fare gli esempi più conosciuti. 

Per questo si genera confusione nelle persone, che non pensano a professionisti in carne ed ossa che lavorano semplicemente da remoto, online anziché nella sede del cliente.

Parlare di assistenza virtuale in Italia fa pensare ai suddetti “robot” con nomi esotici, quando il termine più appropriato per questo tipo di assistenza automatizzata è invece digital assistant, che si riferisce appunto alle forme evolute di chatbox come queste, servizi di assistenza forniti da software con intelligenza artificiale.

Un’altra delle difficoltà che incontra la professione di assistente virtuale nel diventare nota a tutti è quella di essere molto eterogenea, poiché comprende una vasta gamma di tipologie di servizi offerti, generando ulteriore confusione. 

Questo ha spinto diverse professioniste, per farsi trovare sul web dai clienti, a cambiare il titolo professionale americano originale, Virtual Assistant, traducendolo in italiano oppure declinandolo in:

assistente personale, assistente personale online, web office manager, digital content manager, web content manager e chi più ne ha più ne metta.

Per far conoscere meglio questo mio splendido lavoro ho pensato perciò di far luce accompagnando chi non lo conosce passo per passo.

Per chi sono i servizi di assistenza virtuale?

L’assistente virtuale può offrire molti tipi differenti di servizi online, senza doversi recare presso il cliente.

Tutti coloro che lavorano in proprio in estrema sintesi ma in particolare ne beneficiano soprattutto quei liberi professionisti che non hanno del personale dipendente che li supporta, oppure le competenze sufficienti a gestire autonomamente tutta la parte relativa alla loro promozione sul web (web marketing), ma anche le piccole aziende.

In quest’ultimo caso, capita infatti spesso che il personale esistente sia già impiegato al massimo delle capacità produttive e non possa occuparsi di gestire anche servizi extra, come il web marketing ad esempio, pur avendo l’imprenditore questa necessità.

I clienti naturali delle assistenti virtuali sono quindi liberi professionisti di tutti i settori, start up e piccole aziende o attività commerciali senza il tempo o le competenze necessarie a gestire tutta la parte di web marketing ma anche VIP, personaggi pubblici e/o Top Manager possono aver bisogno di questo tipo di supporto.

Quali sono i servizi di un'assistente virtuale?

In quasi tutti i casi, le assistenti virtuali sono persone che hanno maturato parecchi anni di esperienze professionali precedenti.

Questo le rende preziose per specifiche figure professionali e/o categorie merceologiche, a seconda delle competenze che hanno maturato e del percorso professionale specifico che hanno fatto.

In generale ci sono assistenti virtuali che si occupano di attività di segretariato/servizi amministrativi da remoto quali ad esempio:

  • gestire l’agenda del cliente e la sua posta elettronica;
  • gestione dei preventivi/ordini/fatture e documenti correlati;
  • telemarketing inbound e outbound;
  • customer care;
  • organizzazione e gestione di eventi virtuali (riunioni, meeting, corsi in presenza online).
Altre virtual assistant si occupano invece di gestire il marketing e/o il web marketing con servizi quali ad esempio:
 
  • creazione e gestione di blog;
  • creazione e gestione di profili su piattaforme social;
  • creazione e gestione di E-mail marketing (newsletter etc.);
  • scrittura e/o revisione e pubblicazione di articoli in ottica SEO;
  • creazione, aggiornamento e gestione di schede prodotto per E-Commerce;
  • creazione e/o revisione di documenti di presentazione, welcome kit, E-Book omaggio.
Spesso, essendo il loro cliente naturale un professionista o piccolo imprenditore, si adattano alle sue esigenze fornendo pacchetti di servizi adeguati alla specifica situazione, anche mixando tra servizi di segretariato/amministrativi/web marketing a volte.

Quanto costa un'assistente virtuale?

Viene spesso commesso l’errore di pensare che l’assistente virtuale equivalga a una segretaria dipendente da remoto. 

Al contrario si tratta di una professionista che investe autonomamente in abbonamenti a tutti i software necessari per fornire i servizi e in formazione continua, costosa e indispensabile per stare al passo con la velocità nello sviluppo dei suddetti software.

Tenuto conto poi che si tratta di servizi professionali resi con regolari fatture e per cui l’assistente virtuale paga in autonomia tasse e contributi, il compenso orario varia indicativamente tra 24 e 50€ all’ora, a seconda di quale tipo di competenza e/o investimento per gli strumenti richieda il servizio da fornire e altri fattori, di cui principalmente quello della continuità o meno del servizio reso. 

A seconda della propria situazione, ciascun cliente di un’assistente virtuale può aver bisogno di poche ore al mese come di essere seguito costantemente e puntualmente ogni settimana o, magari, aver bisogno di aiuto soltanto in un momento di picco di lavoro e non continuativamente.

Ecco perché le assistenti virtuali strutturano quasi sempre preventivi personalizzati sull’esigenza dello specifico professionista/imprenditore e questi preventivi possono essere:

– con tariffa oraria;

– a progetto per lavori una tantum;

– a pacchetto (ovvero con inclusi determinati compiti, per un massimo di ore stabilite e di tempo, ad esempio 3 mesi);

– a forfait, quando si stabilisce e contrattualizza una collaborazione continuativa (es. 1 anno).

Perché spendere per avere un'assistente virtuale?

Avvalersi dei servizi di un’assistente virtuale per molti liberi professionisti e piccoli imprenditori è diventata una vera propria necessità per potersi garantire continuità nel fatturato attraverso l’acquisizione di clienti online.

L’ essere presenti online in maniera professionale significa infatti conoscere tutte le dinamiche e avere le competenze tecniche, competenze che come già detto si acquisiscono con centinaia di ore di costosi corsi. 

Farsi aiutare da un’esperta invece che improvvisarsi e apparire poco professionali può fare quindi un’enorme differenza.

In aggiunta a quanto sopra bisogna poi considerare che il fatturato di queste persone deriva dalla fornitura dei loro servizi/prodotti e chiaramente, su questo si devono concentrare senza avere la possibilità di stare contemporaneamente sul web a cercare nuovi clienti.

Anche il fattore umano della qualità del tempo della vita gioca un ruolo importantissimo nel fare la scelta di affidarsi a un’assistente virtuale.

Per tutti coloro che lavorano in proprio infatti anche il peso del rischio d’impresa, unito a quello che portano i normali intoppi quotidiani, l’aver pochissimo tempo da trascorrere con famiglia ed amici e dover lavorare anche quando non si sta bene fisicamente, è fonte di un grande stress che anche un piccolo aiuto può alleviare parecchio, cambiando in meglio la qualità della vita quotidiana.

Ecco che avendo un’assistente virtuale di riferimento, il giorno che ci si prende un’influenza si potrà stare, finalmente, a riposo invece di dover forzarsi a lavorare ugualmente, perché si potrà contare su qualcuno che si prenderà cura del proprio business.

Come si sceglie l'assistente virtuale giusta?

Come prima cosa può essere una buona idea fare una ricerca su LinkedIn, che è il social dove le vere assistenti virtuali non improvvisate (che operano con regolare partita Iva e hanno le competenze necessarie a rendere un servizio all’altezza dell’investimento) stanno.

Selezionati almeno 3 profili che appaiono in linea con le proprie esigenze e i propri valori, bisognerà poi contattarle per chiedere una call, ovvero un incontro online, che consenta di vederle e parlare con loro direttamente, come in un normale colloquio in ufficio. 

A questo punto si dovranno chiedere ed esaminare i 3 (o più) preventivi e scegliere la persona che più ci corrisponde in termini di servizio reso.

Ricordandosi infatti che si tratta di una collaborazione con una professionista, come può essere quella con un commercialista, fiscalista o avvocato ad esempio, non tutte saranno ugualmente preparate e formate per rendervi un servizio su misura. 

Alcune sono specializzate nel servire determinate categorie merceologiche, altre come dicevamo nel rendere servizi amministrativi piuttosto che di web marketing.

Di certo, nei panni di un potenziale cliente, io considererei in primis quanto sono allineata con la persona in questione, quanto conosce del mio settore e anche, quali referenze ha. 

Visto che poi maneggerà i miei documenti personali e gestirà parte del mio business anche la serietà e la conoscenza di come muoversi rispetto alla privacy non è un aspetto che trascurerei.

Per concludere io faccio parte delle assistenti virtuali che si occupano di web marketing e, se ti interessa approfondire, trovi i servizi che offro nella pagina lavora con me.

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