Documenti di casa: come organizzarli

Individuare lo spazio dove mettere i documenti di casa e il materiale appropriato per archiviarli, poi procedere per step. Molto semplice da dire, tuttavia fino a che non ho trovato un metodo efficace è stato un lavoro immane e a tratti mi è parsa un’utopia irraggiungibile.

Nel post precedente abbiamo individuato quali sono i documenti da conservare e il metodo per suddividerli. Li divideremo in base alla loro scadenza e per anno.

Se già hai un archivio diviso per anno ti sarà molto più semplice procedere, se non ce l’hai non è un dramma, ti ci vorrà più tempo per raggiungere l’obiettivo ma poi sarai a posto praticamente per sempre. Ne vale la pena.

 

Individuare il luogo dove mettere l’archivio dei documenti di casa

 

Si tratta di oggetti che vengono maneggiati molto poco, di solito una volta all’anno quando va fatta la dichiarazione dei redditi. Per questo motivo non è necessario che siano a vista, anzi. Soprattutto se possiedi animali domestici o hai bambini piccoli può essere una buona idea non averli a portata di mano nella quotidianità.

La cantina e la soffitta vanno bene solo se nel tuo caso specifico non sono umide; diversamente sarà meglio trovare un posto in casa. Ti suggerisco un luogo alto come ad esempio il top di una libreria oppure possono andare bene sia un mobile da soggiorno con anta o l’interno di un letto contenitore.

Se invece vivi solo in una casa grande nulla ti vieta di metterli in bella vista e a portata di mano. L’ottimizzazione degli spazi vitali è importante solo per chi vive in case piccole o appartamenti.

 

Trova un posto unico per tutti i tuoi documenti

 

L’unica cosa davvero fondamentale da tenere a mente è che devono stare tutti nello stesso posto; non importa quante persone abitino nella casa o quale ne sia la mole. Valuta lo spazio che ti occorre tenendo conto che tutti i documenti devono stare nello stesso posto, opportunamente classificati.

Se lasci i documenti sparsi in diversi luoghi moltiplichi la perdita di tempo per cercarli e sistemarli. Non solo: non sempre si ha tempo da dedicare a giocare al detective per recuperare la ricevuta di una multa pagata che invece ci sollecitano. A volte diventa indispensabile sapere dove cercare per non dover pagare due volte una tassa, una multa o una fattura.

 

Cosa comprare per costruire un archivio a regola

 

Per realizzare un archivio efficace e durevole dei documenti di casa sono necessari pochi oggetti, reperibili anche nei supermercati:

  • Registratori (più comunemente chiamati e conosciuti come faldoni da ufficio);
  • Buste trasparenti di plastica a foratura universale;
  • Divisori per raccoglitori;
  • Etichette adesive o post-it;
  • Perforatrice manuale per carta;
  • Levapunti;
  • Pinzatrice (o cucitrice) da ufficio;
  • Punti per la pinzatrice (o cucitrice);
  • Graffette.

Se poi, come me, detesti i faldoni pasticciati, sappi che esistono delle etichette adesive trasparenti che puoi applicare sul dorso. In questo modo ogni anno puoi riciclare il faldone cambiando l’etichetta di carta che avevi messo all’interno senza rovinarlo. Le vende, ad esempio, anche Buffetti.

 

Come procedere per costruire l’archivio dei documenti di casa

 

Ora che ci siamo procurati tutto il materiale necessario facciamo un minimo di pianificazione del lavoro.

Valuta come prima cosa quanto tempo potrai dedicare a quest’attività perché non sarà veloce (a meno che tu non parta già molto bene, come dicevamo prima).

 

Una persona mediamente impegnata ci mette circa una settimana

 

Soprattutto se parti da zero considera di fare questo lavoro un po’ alla volta, giorno dopo giorno, dedicando una quantità precisa di tempo che ti impegnerai a mantenere. Sono sufficienti 15 minuti al giorno ma se vuoi finire in tempi ragionevoli ti consiglio 30 minuti al giorno.

Se segui i miei passaggi e non sei un accumulatore seriale dovresti finire in una settimana circa, giorno più giorno meno. Considera che per tutto questo tempo avrai un mucchio di documenti più o meno sparsi da qualche parte.

Pensa bene quindi dove metterli e lasciarli così per non doverli tirar fuori ogni giorno, altrimenti il tempo per il loro riordino raddoppia. Pensa anche a quale premio ti concederai alla fine di questo lavoro. In base al budget può essere qualsiasi cosa, dal pasticcino alla vacanza va bene tutto, decidi tu.

A questo punto siamo pronti a partire, prepariamo il faldone:

Documenti personali (senza scadenza)

 

Trovi l’elenco in questo post. Ti basterà prendere un raccoglitore, i divisori e le cartelline trasparenti. Ora cerchi tutti i documenti indicati, li dividi nel raccoglitore con le buste trasparenti e i divisori e in alto, quando apri il faldone, metti un foglio dove avrai segnato la scadenza della carta d’identità, del passaporto, di eventuali contratti.

Queste scadenze vanno segnate, a seconda delle tue abitudini, sull’agenda personale, sul calendario del cellulare, appese in vista da qualche parte.

Insomma, utilizza il tuo metodo ma ricordati che è importante non fare scadere i documenti personali. In alcuni casi si è soggetti a sanzioni, in altri i costi come minimo raddoppiano se vanno rifatti ex-novo.

Se ci sono altri membri della famiglia ti consiglio di coinvolgerli in quest’operazione e fargli costruire il proprio faldone da sé.

E’ importante che ciascuno di noi (anche i bambini se sopra ai 6 anni minimo) impari ad avere cura della propria burocrazia. Se ciò non è possibile procedi tu, come sopra, per ciascun membro della casa.

 

 

Documenti con scadenza 5 anni

 

Trovi l’elenco dei documenti con questa scadenza in questo post. Se hai usufruito del bonus edilizia (detrazioni per 10 anni) o di altri bonus che concedono lo stesso beneficio di recupero costi rateizzato, ricordati che la relativa dichiarazione dei redditi e tutti i documenti annessi vanno conservati per 15 anni e non 5.

Separa tutti i documenti con questo tipo di scadenza dagli altri, ovvero quelli che hanno scadenza 3 anni; sicuramente anche solo un minimo di suddivisione per anno ce l’hai già, quanto meno il plico delle precedenti dichiarazioni dei redditi senz’altro e ciò senz’altro ti aiuterà.

Fai dei mucchi per ogni anno da sistemare e parti (se non hai usufruito del sopracitato bonus edilizia o di altri bonus con le medesime caratteristiche) dal 2014.

Tutto ciò che trovi di antecedente lo puoi buttare perché è scaduto l’obbligo di conservazione. Non farti scrupoli, elimina sempre tutto ciò che non ti serve davvero tenere.

Al termine di quest’operazione ti ritroverai con 6 mucchi di documenti con scadenza quinquennale, quelli relativi agli anni dal 2014 al 2019. Procedi quindi come hai fatto per i tuoi documenti personali, creando un faldone per ciascun anno fiscale.

Terminato questo passaggio passa ai:

Documenti che scadono ogni 3 anni

 

Per questi, che sono molti meno, ti basterà un raccoglitore piccolo. Ti ricordo che si parla infatti di:

  • Ricevute pagamento cambiali.
  • Parcelle dei professionisti.
  • Bollo auto: le Regioni possono fare accertamenti fino a 3 anni da quello in cui è stato fatto o doveva essere fatto il versamento. Ad esempio i versamenti fatti nel 2018 i documenti vanno conservati fino al 2021.

Personalmente, non avendo mai ricevute di pagamento cambiali o parcelle di professionisti da archiviare, ho creato invece un faldone auto, dove archivio ricevute bollo, ricevuta assicurazione, fotocopia libretto e ricevute della revisione.

Sta a te valutare il tuo volume di documenti da archiviare con questa scadenza e gestirti come preferisci. Magari non possiedi un auto e poche ricevute di cambiali o parcelle. In questo caso ti conviene senz’altro metterli insieme ai documenti con scadenza 5 anni.

 

 

Scontrini e garanzie

 

Gli scontrini che dimostrano le spese deducibili non vanno messi in questo faldone che deve invece contenere soltanto gli scontrini e le garanzie dei prodotti acquistati come, ad esempio, quando compriamo un elettrodomestico.

Per questi, che di solito non sono moltissimi, ti suggerisco di fare un faldone (piccolo o grande valuta tu) dove dividerai in cartelline trasparenti le garanzie alle quali avrai pinzato davanti il relativo scontrino. Con un post-it posto all’interno della singola cartellina o una etichetta attaccata sopra scrivi la data di scadenza della garanzia.

Il prossimo anno riuscirai velocemente a capire se devi buttarne qualcuna e prendere coscienza di quali prodotti in tuo possesso non sono più garantiti.

 

 

Documenti relativi alla salute

 

E’ bene avere anche un faldone contenente tutti gli esami clinici e le visite specialistiche fatte. Spesso i medici chiedono di poter visionare gli esami precedenti, anche di molti anni prima in alcuni casi.

Penso sia una buona idea dividerli nel faldone in base alla specialità invece che all’anno; prendere il divisorio per faldoni e creare una sezione esami sangue, oculista, ginecologo o urologo, etc. facilita la vita quando devi andare da uno di questi specialisti.

Ti basterà estrarre dal faldone il plico relativo a quella specialità e avrai con te quanto serve.

Se hai un certificato vaccinale mettilo qui.

Quando costruirai questo faldone hai l’importante occasione di verificare a quando risalgono i tuoi ultimi controlli. Segnati quelli che non fai più da molto tempo e organizza gli appuntamenti. La prevenzione è la base della conservazione della salute (insieme ad alimentazione e movimento fisico).

 

 

Hai finito? E’ ora del tuo premio!

 

Goditelo pure e poi, se vuoi, scatta una foto al tuo archivio nuovo di zecca e condividilo come me sulla mia pagina Facebook o Instagram.

Se invece hai riscontrato difficoltà scrivimi nei commenti e provo a darti una mano. Prima di riuscire a sistemare tutto come ti ho spiegato sopra sono sopravvissuta nel casino anch’io per anni e anni. Non si muore, sono ancora qui.

Tuttavia tieni presente che, in un paio di momenti della mia vita dove non avevo né testa né tempo per fare ricerche archeologiche nel mio caos casalingo, ho ricevuto degli avvisi di accertamento fiscale (conclusi bene perché sono una persona onesta!) che mi hanno fatto capire quanto sarebbe stato meglio essere ben organizzata.

L’altra valida motivazione per sistemare tutti i documenti di casa (oltre al premio ovviamente!) è che imparare ad avere cura delle proprie cose ci fa sentire più responsabili, adulti per semplificare. L’autostima ne trarrà grande giovamento, vedrai.

 

Cristallo di Rocca

archivio e documenti

Tutte le volte che cerchi una ricevuta o un documento perdi almeno un quarto d’ora?

Hai la casa o l’ufficio invaso di scartoffie non ben identificate?

Il tuo archivio cartaceo occupa troppo spazio perché ci sono anche documenti inutili o da buttare?

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